꼼꼼하게 확인해야 하는 오프보딩 체크리스트와 프로세스 가이드

많은 기업이 채용과 온보딩에 집중하지만, 퇴사 과정도 그에 못지않게 중요합니다. 오늘은 퇴사 과정을 의미하는 오프보딩의 중요성에 대해 알아보고, HR 담당자가 꼭 알아야 할 오프보딩 체크리스트와 효과적인 오프보딩 프로세스를 만드는 가이드도 함께 살펴보도록 하겠습니다.

오프보딩이란?

오프보딩(Offboarding)은 직원이 조직을 떠나는 과정에서 진행되는 모든 절차를 의미하며, 단순한 퇴직 통보나 인수인계를 넘어 직원의 마지막 경험을 원활하고 긍정적으로 만들어주는 중요한 HR 과정입니다. 구조화된 오프보딩은 조직과 직원 모두에게 긍정적인 영향을 미치며, 퇴사 후에도 긍정적인 관계를 유지할 수 있는 기반이 됩니다.

오프보딩의 중요성

그렇다면 오프보딩이 중요한 이유는 무엇일까요? 한때 함께했던 직원이 퇴사하는 과정에서 제대로 된 관리가 이루어지지 않는다면, 기업의 평판에 좋지 않은 영향을 미칠 수 있으며, 나아가 남아있는 직원들의 사기에도 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 반면, 체계적인 오프보딩은 조직의 신뢰도를 높이고, 이후에도 다시 만날 수 있는 인재 네트워크를 구축하는 데 중요한 역할을 합니다.

오프보딩 프로세스

오프보딩 프로세스는 단순히 퇴사 예정자와의 작별 인사로 끝나는 것이 아닙니다. 철저한 계획하에 실행되어야 하며, 구조화된 오프보딩 프로세스는 직원과 기업 모두에게 긍정적인 퇴사 경험을 만들어 줍니다.

퇴사 공지 및 인수인계 계획

오프보딩 프로세스의 첫 번째 절차는 퇴사 의사를 확인한 후 조직 내 적절한 경로를 통해 퇴사를 공지하는 것입니다. 특히 퇴사 예정자의 역할과 책임이 명확하다면, 인수인계 계획을 세워 업무의 연속성을 유지하는 것이 중요합니다. 또한, 남아있는 직원들에게도 명확한 업무 분배를 하여 이후 발생할 수 있는 혼란을 최소화해야 합니다.

퇴사 면담 실시

오프보딩 프로세스의 두 번째 절차는 퇴사 면담을 실시하는 것입니다. 퇴사 면담은 퇴사 예정인 직원의 의견을 경청하고, 조직의 개선점을 파악하기 위한 절차입니다. 이 과정을 통해 퇴사 이유에 대해 솔직한 피드백을 듣고, 이를 바탕으로 조직의 개선 사항을 찾아낼 수 있습니다. 이는 이후에 함께하게 될 직원들을 위해 조직 문화를 더 나은 방향으로 발전시키는 계기가 되기도 합니다.

잔여 휴가 처리

오프보딩 프로세스의 세 번째 절차는 퇴사 결정 이후 남은 연차 및 휴가에 대한 처리 방안을 논의하는 것입니다. 회사 정책에 따라 다르지만, 일반적으로 두 가지 옵션이 있습니다.

• 퇴사 전 잔여 휴가 소진
• 미사용 휴가에 대한 금전적 보상

직원과 상의하여 가장 적절한 방법을 선택하고, 이를 명확히 문서화해 두면 추후 불필요한 문제를 방지할 수 있습니다.

잔여 미정산 비용 처리 및 지급

오프보딩 프로세스의 네 번째 절차는 퇴사 이전에 미정산된 업무 관련 비용이 있는지 꼼꼼히 확인하는 것입니다. 출장비, 회식비, 교육비 등의 항목이 있으며, 각 항목의 비용을 신속하고 정확하게 정산하여 퇴사 전에 지급을 완료해야 합니다. 아래의 과정을 참고하여 미정산 비용을 처리할 수 있습니다.

• 미정산 비용 항목 확인
• 증빙 서류 검토
• 금액 산정 및 승인
• 지급 처리

복리후생제도 중단 절차 및 정산

퇴사와 함께 직원이 받던 기업의 복리후생 혜택도 종료됩니다. 이에 따라 다음 오프보딩 프로세스는 복리후생제도 중단 절차에 대한 구체적인 안내입니다. 복리후생제도의 종류는 기업에 따라 편차가 크지만, 대표적으로 아래와 같은 항목들이 있습니다.

• 건강보험, 단체보험 등의 종료 일자 확인
• 퇴직연금 정산 및 이전 절차 안내
• 사내 대출이 있는 경우 상환 계획 수립
• 회사 지원 학자금 등 장기 혜택의 처리 방안 결정

항목별로 정확한 종료 일자와 정산 금액을 산출하고, 직원에게 명확히 안내해야 합니다. 특히 퇴직연금의 경우, 개인형 퇴직연금(IRP)으로의 이전 등 이후 선택할 수 있는 옵션들을 상세히 설명해 주는 것이 좋습니다.

회사 자산 및 접근 권한 회수

오프보딩 프로세스의 여섯 번째 절차는 퇴사 과정에서 회사 자산(e.j. 노트북, 휴대폰 등)과 접근 권한(e.j. 이메일, 사내 시스템 등)을 회수하는 것입니다. 이러한 부분을 체계적으로 관리하지 않으면 추후 보안 문제로 이어져 기업에 심각한 손해를 초래할 수도 있습니다.

급여 정산 및 서류 처리

일곱 번째 오프보딩 프로세스는 퇴사 예정자의 마지막 급여 및 상여금, 그리고 퇴직금을 정확하게 정산하고, 관련 서류 처리를 신속하게 완료하는 것입니다. 이때 향후 불만을 제기되지 않도록 서류 처리와 관련한 법적 요건도 반드시 준수하여 처리하는 것이 중요합니다.

오프보딩 체크리스트

복잡한 오프보딩 과정을 보다 정확하고 체계적으로 관리하기 위해 HR 부서와 퇴사 예정자가 각각 해야 할 일을 체크리스트로 구성하여 확인하는 과정이 필요합니다.

주의점

다음은 오프보딩 과정에서 주의해야 할 점입니다. 이 부분을 정확하게 준수하여 불필요한 문제 없이 원활한 오프보딩 프로세스를 진행할 수 있도록 해야 합니다.

법적 문제 예방

오프보딩 프로세스에서 법적인 문제가 발생하지 않도록 모든 서류와 절차는 사전에 법적 검토가 필요합니다. 특히 퇴사 예정자의 퇴직금, 급여, 상여금 등의 금전적인 부분은 법적 기준에 맞게 처리되어야 합니다.

기밀 보호

퇴사 예정자가 회사의 중요한 정보나 기밀을 외부로 유출하지 않도록 주의해야 합니다. 비밀유지 계약서(NDA, Non-Disclosure Agreement)나 기타 관련 법률을 통해 퇴사 후에도 사내 기밀 보호에 대한 의무를 부여할 수 있습니다.

오프보딩의 장기적 가치

오프보딩은 기업의 장기적인 성장 과정에도 큰 영향을 미칩니다. 퇴사자와의 긍정적인 관계를 유지하여 향후 비즈니스를 위한 인적 네트워크를 구축할 수 있습니다.

기업 이미지 구축

체계적인 오프보딩은 퇴사 예정자를 넘어 조직 전체에 긍정적인 파급 효과를 미칩니다. 조직이 떠나는 구성원에게도 끝까지 책임감 있게 대응하는 모습을 보임으로써, 남아 있는 직원들에게도 자연스럽게 기업에 대한 신뢰를 높이고, 긍정적인 이미지를 만들 수 있습니다.

인재 네트워크 유지

퇴사자의 재입사 가능성은 물론 업계 내의 네트워크도 결코 무시할 수 없는 부분입니다. 체계적인 오프보딩 과정은 이러한 향후 인재풀 확장 및 새로운 비즈니스 기회 창출로도 이어질 수 있기에 지속적으로 확인하고 개선해 나가야 하는 부분입니다.

오늘은 효과적인 오프보딩 전략에 대해 알아보았습니다. 체계적인 오프보딩 프로세스를 구축하여 서로를 존중하는 분위기에서 오프보딩이 이루어 진다면, 퇴사자와 기업 모두에게 긍정적인 경험을 제공할 수 있습니다. 오늘 소개한 내용을 참고하여 우리 기업의 오프보딩 프로세스는 어떻게 진행되고 있는지 점검하고 개선할 부분을 찾아 기업의 평판과 경쟁력 향상에 기여해 보시기 바랍니다.