업무 시간을 1/2로 단축하는 채용 관리 엑셀 꿀기능 모음

채용 관리 업무는 많은 시간과 노력이 필요한 복잡한 작업입니다. 그렇기 때문에 엑셀을 통해 더욱 체계적으로 관리하는 것이 중요한데요. 오늘은 채용 관리 엑셀을 통해 채용 관리 업무를 체계적으로 관리하여 시간과 노력을 절약할 수 있는 방법을 소개해 드리겠습니다. 채용 관리 엑셀을 어떻게 구성하면 좋을지, 그리고 단계별로 실무에서 바로 적용할 수 있는 노하우에는 어떤 것들이 있을지 지금부터 함께 알아봅시다.

채용 관리를 위한 엑셀 기본 설정

엑셀로 채용 관리를 하기 위한 첫 번째 단계는 채용 관리에 적합한 파일을 구성하는 것입니다. 이 단계에서는 채용 프로세스의 특성을 반영한 워크시트 구조와 데이터 필드를 설정하는 것이 중요합니다.

워크시트 구조 설계

각 탭에 지원자 정보, 채용 단계, 면접 일정 등 주요 정보를 분리하여 구성해 보세요. 아래 예시 이미지와 같이 시트를 목적에 따라 명확하게 구분하는 것이 채용 관리 엑셀의 가장 기본적인 단계입니다.

데이터 필드 설정

필수적으로 관리해야 할 필드에는 지원자 이름, 이메일, 연락처, 지원일자, 지원한 포지션, 진행 상태 등이 있습니다. 필드를 구분해 놓으면 추후 검색 및 필터링을 통해 지원자를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

데이터 유효성 검사 활용

실수를 줄이기 위해 데이터 유효성 검사를 설정하는 것이 좋습니다. 이메일 형식, 전화번호 형식 등을 미리 설정해 두면 잘못된 데이터로 인한 오류를 방지할 수 있습니다.

지원자 정보 관리 최적화

엑셀로 채용 관리를 하기 위한 두 번째 단계는 지원자 정보를 최적화하는 것입니다. 지원자 정보 시트가 준비되었다면, 아래의 엑셀 기능을 활용하여 데이터를 정리해 보세요.

중복 지원자 확인 기능

아래 이미지를 참고하여 엑셀의 중복값 제거 기능을 활용하면 중복 지원자를 쉽게 찾아내어 정리할 수 있습니다.

필터 및 정렬 기능을 활용한 지원자 검색

필터 기능을 통해 지원자의 진행 상태나 지원한 포지션에 따라 빠르게 검색할 수 있습니다. 또한, 정렬 기능을 이용해 접수 받은 순서대로 정리하면 지원자 데이터의 누락 없이 처리할 수 있습니다.

채용 전형별 진행 현황 추적

엑셀로 채용 관리를 하기 위한 다음 단계는 채용이 진행되는 과정에서 지원자들의 진행 상태를 실시간으로 추적할 수 있는 체계를 구축하는 것입니다. 단순히 표로 만드는 게 아니라 시각화를 한다면 더 직관적으로 지원 상태를 파악할 수 있습니다.

상태 업데이트를 위한 드롭다운 메뉴 생성

아래의 이미지를 참고하여 각 지원자의 상태를 '서류 평가 대기', '1차 면접 완료', '최종 면접 대기' 등으로 표시할 수 있도록 드롭다운 메뉴를 설정하면, 전형별 상태 변경이 훨씬 수월해집니다.

조건부 서식을 활용한 진행 상황 시각화

아래의 이미지를 참고하여 조건부 서식을 활용해 지원자의 상태에 따라 다른 색상을 적용할 수 있습니다. 예를 들어, 최종 면접이 완료된 지원자는 초록색, 서류 전형 중인 지원자는 빨간색으로 표시되도록 설정하면, 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.

전형별 지원자 수 자동 계산

각 채용 전형별로 몇 명의 지원자가 있는지 자동으로 계산할 수 있도록 아래 이미지를 참고하여 COUNTIF 함수를 사용해 보세요.

데이터 보안 관리

마지막으로, 채용에서 빼놓을 수 없는 보안에 관한 노하우입니다. 채용 자료에는 지원자의 개인정보를 비롯한 수많은 기밀이 포함되어 있기 때문에 보안 기능을 통해 철저하게 관리해야 합니다.

시트 및 셀 잠금

엑셀은 파일, 시트, 셀을 제각각 잠그는 기능을 지원합니다. 지원자 개인정보 및 채용 관련 회사 기밀을 유지하려면 아래 이미지를 참고하여 엑셀의 보호 기능을 활용해 보세요.

버전 관리 및 변경 이력 추적

엑셀의 변경 내용 추적(레거시) 기능을 사용하면 여러 명이 동시에 작업할 때 수정된 부분을 쉽게 확인할 수 있습니다. 이전 버전으로 돌아가기 등 여러 가지 기능의 활용이 가능합니다.

채용 관리 엑셀의 한계

이렇게 채용 관리를 위해 활용할 수 있는 다양한 엑셀의 기능이 있지만, 아무래도 엑셀은 채용 관리를 위해 만들어진 도구가 아니다 보니 여러 가지 한계가 있습니다.

대규모 채용 및 공채 진행의 어려움

대규모 채용 및 공채를 진행할 경우 엑셀로 채용 관리를 하는 것에 한계가 있습니다. 많은 지원자를 오류 없이 처리해야 하기 때문에 엑셀에서 이를 방지하려면 채용 담당자의 많은 수고가 필요합니다.

공정한 평가 진행의 어려움

엑셀 기반 평가는 여전히 주관적 판단이나 편견이 개입될 여지가 많이 있습니다. 이는 채용의 공정성을 저해할 수 있습니다.

팀 내부 정보 공유의 어려움

여러 사용자가 동시에 작업하기 어려운 엑셀의 특성상, 채용 담당자와 실무자 간 실시간 정보 공유와 협업이 어렵습니다. 또한, 파일을 수정한 후에 최신 파일을 매번 공유하는 것은 여간 번거로운 일이 아니기 때문에 이로 인한 엑셀로 하는 채용 관리에는 한계가 있습니다.

채용 관리 엑셀의 한계를 극복하는 방법

채용 솔루션을 활용하면 그동안의 엑셀을 통해 채용 관리를 하면서 겪었던 어려움을 해소하고 더 효율적인 채용 프로세스를 경험하실 수 있습니다. 엑셀의 한계를 뛰어넘어 더 스마트하고 체계적인 채용 관리가 가능해집니다. 아래의 박스를 통해 채용 솔루션 페어리를 통해 얼마나 채용을 쉽고 편하게 진행할 수 있을지 확인하고, 채용 업무의 신세계를 열어보세요.